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安徽省科技計劃項目檔案管理辦法

第一章  總  則

第一條 為規(guī)范安徽省科技計劃項目（含專項、基金，下同）檔案工作，進一步強化省科技計劃項目跟蹤問責問效，有效保護和利用科技信息資源，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學技術(shù)檔案工作條例》，以及中央、省關(guān)于加強和改進新形勢檔案工作意見及其實施意見等文件精神，結(jié)合《安徽省科學技術(shù)廳檔案管理辦法》《安徽省科技計劃管理改革實施方案》《安徽省科技計劃項目驗收管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。

第二條 安徽省科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案），是指相關(guān)單位或個人在項目申請、立項、實施和驗收過程中形成的，具有保存價值的各種類型及載體的原始記錄。項目檔案是國家和本省重要的科技信息資源，應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項目檔案工作，確保其真實、完整、準確、安全和有效利用。

第三條 本辦法適用于安徽省科學技術(shù)廳（以下簡稱省科技廳）或科技部立項，有省級財政撥款支持的各類科技計劃項目檔案的形成與管理。省科技廳其他各類有省級財政撥款支持的項目或?qū)ｍ椆ぷ鞑牧系臍w檔參照本辦法執(zhí)行。

第四條 省科技廳資源配置與管理處統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項目檔案工作，并將項目檔案的完整性準確性作為后續(xù)立項和監(jiān)督計劃執(zhí)行的重要依據(jù)及調(diào)控手段。廳各職能處室指定專人負責本處室項目檔案管理，具體職責包括歸口管理項目檔案的收集、整理、移交，確保其真實、準確、完整。

第五條 安徽省科學技術(shù)檔案館（以下簡稱檔案館）負責項目檔案業(yè)務(wù)指導和集中統(tǒng)一管理。具體職責包括：指導各職能處室對歸檔項目檔案進行規(guī)范整理，接收移交項目檔案的保管、保密與利用，同時編制目錄、簡介、文摘等各種檢索工具，組織開展數(shù)字化加工，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，便于及時查詢、統(tǒng)計與利用。

第二章  項目檔案的形成與歸檔

第六條 歸檔范圍：經(jīng)省科技廳或科技部立項，有省級財政撥款支持的各類科技計劃項目。

第七條 歸檔內(nèi)容：各類科技計劃項目的申請書、任務(wù)書或合同書、驗收（結(jié)題）材料，其中驗收（結(jié)題）材料包括驗收或結(jié)題申請表、驗收證書、項目總結(jié)（報告）、技術(shù)報告、成果相關(guān)證明資料、財務(wù)報告（其中省財政資助金額50萬元及以上的提交資金支出專項審計報告；50萬元以下的提交財務(wù)收支決算報告）等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續(xù)完備。

第八條 歸檔時間：每年1月初，檔案館主動協(xié)助機關(guān)各職能處室，清理和匯總上年下達、驗收的科技計劃，并于3月底完成上年度歸檔計劃項目檔案的接收工作。對于未能按期歸檔的項目，歸口職能處室需書面說明原因并落實具體歸檔安排，相關(guān)單位或個人依法不得拒絕移交項目檔案或者將檔案據(jù)為己有。

第九條 歸檔要求：

（一）歸檔的文件應(yīng)為原件，完整、準確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存。

（二）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

（三）各職能處室應(yīng)于每年3月底前完成上年度下達的科技計劃項目的申請書、任務(wù)書(合同書）的移交，以及上年度已完成的項目的驗收（結(jié)題）材料的移交。

（四）申請書、任務(wù)書(合同書）及驗收（結(jié)題）材料的紙質(zhì)材料均要按照科技計劃項目下達批次和項目表順序排列，同時移交一份電子目錄。

（五）涉密的科技計劃項目材料需標明密級，單獨移交。

（六）材料移交必須辦理交接手續(xù)，填寫移交清冊表，經(jīng)移交、接收雙方確認無誤后，方可歸檔。

（七）對于各類該批次科技計劃項目的評審、評估或評標結(jié)果的專家原始記錄，由廳各職能處室整理，根據(jù)需要移交檔案館。

第三章  項目檔案的整理、保管、利用與保密

第十條 項目檔案按項目組卷，一個項目為一卷，每卷由申請書、任務(wù)書(合同書）、驗收（結(jié)題）材料（詳見本辦法第七條）組成。按年度分類并編號，使用“KX”代表科技計劃項目檔案。檔案館保管一套完整的紙質(zhì)檔案。

第十一條 各職能處室因工作需要可按相關(guān)管理制度借閱，檔案館有義務(wù)提供便利條件。

第十二條 項目完成單位及完成人可持單位介紹信或居民身份證進行查詢；涉及公檢法、紀檢監(jiān)察、巡視巡察等特殊情況查檔，可以持相關(guān)證明文件按規(guī)定程序查詢。

第十三條 涉密的科技計劃項目檔案查閱，檔案館經(jīng)報資管處審核、分管廳負責同志批準后，方可提供利用。

第十四條 如工作需要查詢評審、評估和評標結(jié)果的專家原始記錄，各職能處室經(jīng)請示分管廳負責同志批準后，檔案館方可提供利用。

第四章  附  則

    第十五條 本辦法由省科技檔案館負責解釋。

第十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行，原《安徽省科技計劃項目檔案管理實施細則》（科計〔2008〕28號）同時廢止。